オペレーション工数40％削減を達成。オペセン技術チームの業務内容をご紹介します

こんにちは。九州佐賀支社で技術チームのリーダーをしている副島です。

最近は移動距離に応じて主人公が成長していくゲームにはまっています。自分で操作をしなくても延々と移動操作をしてくれる自動化ツールに手を出してみましたが、とても便利ですね。仕事も同じでシンプルな作業は可能な限り自動化して、頭を使う仕事に専念したいものです。

今回は、技術チームの紹介第一弾に続き、技術チームの取り組みと、私が実践した自動化について紹介します。

▼ 第一弾の記事はこちら

業務効率化システムを自社開発。オペレーションコストを1日16時間分削減した「オペセン技術チーム」の取り組み | キーマップ｜株式会社キーワードマーケティング

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技術チームの役割①自動化システムの開発による業務の効率化

佐賀支社では、東京本社から依頼されるさまざまなオペレーション業務をおこなっています。弊社の契約クライアント数や取扱高は年々増加していて、それに伴いオペレーション業務の依頼数も増加しています。技術チームの役割は、オペレーション業務効率化のための自動化プログラムを開発・運用し、緊急の依頼や広告運用サポート業務のためのリソースを確保することです。

2020 年 4 月に技術チームを結成し、Google Apps Script（GAS）を使った業務効率化システムを開発してからは、もともとリソース全体の 8 割を占めていたルーティン作業を 3 割まで減らすことができました。

2019 年 12 月時点の佐賀支社のリソースは、ルーティン作業が 8 割近くを占めていました。2020 年 4 月に技術チームを結成し、Google Apps Script（GAS）を使った業務効率化システムを開発してからは、徐々にルーティン作業の工数が減少し、現在ではリソースの 3 割まで減らすことができました。

リソースに余裕ができたため、2020 年度は緊急の依頼やオンデマンド（ルーティン以外の不定形のタスク）依頼で過去最高の受注件数を記録することができました。また、広告運用サポート業務やオウンドメディア執筆といった新しい業務に取り組むこともできました。2021 年度現在も、新しい業務と並行して依頼の受注数を維持できています。詳しくはこちらの記事にまとめています。

自動化の例

ルーティン作業で最も工数がかかっていたのは、広告のパフォーマンスデータを集計してお客様と共有している集計シートに転記する、というデイリーレポート作業です。

データ集計はすべて手動でおこなっていて、ピーク時には 3 人がかりで丸一日分のリソースを使用していました。ここを改善すればルーティン工数を大幅に削減できるため、技術チームで自動更新システムを開発しました。このシステムの導入後、データの前準備や入力作業、入力後のダブルチェックが一切不要になりました。

*「デイリーレポート自動更新システム」を GAS で開発（ソースコードはイメージです）*

自動更新システム導入後、デイリーレポートの データ入力にかかる 1 日の工数は 30 時間から 8 時間へと減少し、オペセンのリソースに余裕を生み出すことができました。また、手作業が減ったことにより人為的なミスも減少しました。

技術チームの役割②自動化システムの管理と保守

自動化システムの開発以外にも、技術チームでは自動化システムの管理と保守もおこなっています。デイリーレポート自動更新システムを例として、具体的な業務内容をご紹介します。

システムの管理・保守はなぜ必要か

自動化は工数削減やミス防止といったメリットがある反面、デメリットも存在しています。例えば、広告媒体の仕様変更（バージョンアップ）でデータの取得方法が変わってしまった場合、開発したシステムに互換性がなければ大きな不具合に繋がってしまいます。便利なものから一転して弊害になる訳です。これを防ぐためにシステムの管理・保守は重要になります。

使用言語

技術チームでは主に Google Apps Script（GAS）を利用して自動化プログラムを組んでいます。GAS とは Google が提供しているプログラミング言語で、JavaScript がベースになっています。特徴としては、G Suite 上のアプリケーション（Google スプレッドシート、Gmail、Google カレンダーなど）の操作を自動化することが可能です。弊社では G Suite 上のアプリケーションを業務のメインツールとして使用しているため、GAS で自動化できる作業も多く、助かっています。

システムの管理

先程紹介した「デイリーレポート自動更新システム」では、1 枚のスプレッドシートですべてのデイリーレポートの管理・動作確認ができるようになっています。この管理シートでできることは下記の通りです。

レポート単位で自動化の有効／無効を管理シートから設定できる

プログラムの開始時間と完了時間が管理シートに自動出力されるため、正常にシステムが動作しているか即座に判断することができる

システムの保守

技術チームでは毎日決まった時間に監視プログラムを巡回させ、システムに異常がないかをチェックしています。異常を確認した場合は原因究明をおこない改修します。システム異常の種類としては、API のデータ取得エラーやプログラムバグなどがありますが、状況に応じて迅速に対応する必要があります。改修後はテストを実施し、システムが正常に動作するか入念にチェックします。

技術チームのやりがい

「技術職のやりがい」といえばよく耳にする言葉だと思いますが、やはり自分たちが開発したツールが会社の役に立ったときには大きなやりがいを感じます。技術チームが出来てからルーティン工数は大きく改善し、本社のタスク巻取り数も大幅に増加しました。努力した成果が目に見える形で表れるのがこの仕事の楽しいところです。

今後の技術チーム

技術チームは結成して早くも 2 年目を迎えました。メンバーも少しずつ増えており、着実に成長していると感じています。現在は社内の業務効率化をメインに取り組んでいますが、将来的にはツールの外部販売も目標にしており、技術チームがこれからどのように進化して行くのか私自身も楽しみにしています。今後はさらにメンバーを増やし、技術チームの価値を高めていきます。