業務効率化システムを自社開発。オペレーションコストを1日16時間分削減した「オペセン技術チーム」の取り組み

佐賀支社入社 3 年目のまえだです。コロナ禍でなかなか外出し辛い時期が続いていますが、余暇は家でフォートナイトをしながらとっても楽しく過ごしています。

私はキーワードマーケティングの業務効率化を目的として結成された通称「技術チーム」の一員です。今回は、技術チームがどんなことをやっているのか、1 日のスケジュールに沿ってご紹介したいと思います！

技術チームって？

佐賀支社では、東京本社から依頼されるさまざまなオペレーション業務をおこなっていますが、そのすべてを人力でやるには工数がかなりかかるため、単純作業は積極的に自動化して業務効率化を図っています。

自動化のための API 設定（プログラミング）は、以前は外注していましたが、キーワードマーケティングの業務拡大に伴い、2020 年度からは佐賀支社で技術チームを結成し、内製化しました。

APIの設定・運用を社内でおこなうことで、以前よりもスピーディに、より複雑な条件の API 設定が可能になり、自動化できる作業も大幅に増えました。API に不具合が起こった場合のメンテナンスもすぐに対応できるようになり、技術チーム結成前と比べて佐賀支社全体のリソースに 1 日あたり 16 時間分の余裕が生まれました！

業務効率化により生まれた時間を、本社からの依頼タスクに充てることができた結果、東京本社からの依頼件数も昨対比 266.08% と大幅にアップすることができました。

また、「自動化＝手作業がなくなる」ということなので、作業ミスが減り、より精度の高い仕事ができています！現在は既存の API の管理をしながら、新たな作業の自動化をすすめています。

1 日のスケジュール

9:00　朝礼

佐賀支社全体の予定を共有した後、メンバーの空き時間に応じて本社から依頼されたタスクが割り振られます。

私の場合は技術チーム独自のタスクも受け持っているので、優先度をチェックし、1 日の予定を立てます。レベルの高いプロジェクトの場合は上司が納期を管理しますが、API の定期的な監視や簡単な修正といったタスクは自己管理が必要です。納期に間に合うように自分で予定を調整し、当日の予定を上司に報告してから仕事をはじめます。

9:30　API の監視

API（Application Programming Interface）とは

「複数のソフトウェア同士をつなげるもの」で、佐賀支社では下記 3 つを連携させて利用しています。

公開：広告媒体（Google、Yahoo!、Facebook など）
取得：レポート作成支援ツール
出力：GAS（スクリプト）

このように、API によって「媒体のデータを取得しスプレッドシートに出力させる」一連の作業を自動でおこなうことが可能になります。

媒体から数値が正しく取得されているか、不審な挙動がないかなど API の動きを可視化した管理シートをチェックします。

不具合を発見した場合はすぐにデータや媒体、レポート作成ツールの確認をして、少しでも早く復旧できるように対応します。

場合によっては不具合の原因特定や修正に終日かかり、1 日の予定が大きく変わることもあります。

API が動かない場合、代わりに手作業でのデータ入力などが必要になり、佐賀支社の他のメンバーのリソースも圧迫するため、毎朝しっかり監視をしています。

10:00　データ入力

API が設定できない広告媒体や複雑な条件下での集計、人の目による判断が必要なタスクを手作業でおこないます。午前中におこなう作業は、前日までの広告のパフォーマンスデータの集計が多めです。

手作業かつ複雑な条件があるため、作業には慎重さが必要です。ミスを起こさないように意識して作業していると、「今なら自動化できるのでは？」という発見にも繋がります。

自動化するには上司の許可が必要ですが、提案は何かフォーマットを通して、承認を得て・・・といったフローは不要で、口頭やチャットで提案してすぐに返答をもらえるため、提案しやすい環境です。

自動化によって減らせるタスクの工数は、1 つ 1 つは 5 分ほどのもの。ですが、この数分の削減の積み重ねで佐賀支社のリソースに 10 時間以上の余裕が生まれ、新しく依頼されるタスクや運用サポート業務に使える時間が増えることを思うと、とてもやりがいを感じます。

12:00　休憩

ごはんは軽めに食べてお昼寝しています。キーワードマーケティングにはショートスリープ制度があるので、オフィス内で寝ることができます！仮眠をとることで午後も集中して業務に取り組めます。

13:00　API の設定

佐賀支社メンバーから API 不具合を見つけたと連絡をもらったため、上司に予定変更の報告をして不具合の対応にあたります。

不具合が起こると佐賀支社全体の業務にも影響が出るため、できるだけ急がないと！と思ってしまいがちですが、影響範囲をよく考えて慎重に対応したほうが後々のトラブル防止にも繋がります。そのため、急なトラブルにも焦らず、視野を広く持って慎重に作業に作業することが求められます。

今回は、広告媒体のデータをスプレッドシートに出力する部分での不具合だと分かったため、修正をおこないます。使用する言語は GAS です。

GoogleAppsScriptとは

Google が提供しているプログラミング言語。Google スプレッドシートや Gmail、Google カレンダーなど、さまざまな Google 製ツールの操作を自動化できる。 JavaScript をベースにつくられているので、初心者が学習しやすいことも特徴。

GAS は Google のツールなので、広告パフォーマンスの記録に使用している Google スプレッドシートとも相性がよく、また特別な環境がなくても使用できるため、使いやすいです。

ただし、媒体側の仕様が変わったり、エディタ（開発環境）が大きく変わったりという変化もあるので一度覚えて終わりではなく、日々アンテナを張っておき、変化に対応する必要もあります。私は慎重派なので、そういった変化に対するストレスは多少あるものの、仕様変更は IT 業界あるあるなので、日々の業務でだんだんと慣れてきました。

不具合の修正が完了したら、連絡をくれたメンバーに完了報告。ありがとうございます！と返事ももらえるのでやりがい感じます。

今回修正した API がちゃんと動いているか、これも翌日からの監視対象になります。修正した部分とは別の原因が隠れている可能性もあるので、しばらくの間は特に注意します。プログラムを設定・修正した後の監視も、技術チームの大切な仕事です。

技術チームに入った当初はちょっとした不具合もよくわからなくて上司に聞いていましたが、1 年経った今は落ち着いて自分で原因を判断し、解決策までたどり着けるようになってきました。毎日の業務での経験が成長につながっていると実感できます。

上司に相談もしやすい環境で、分からないことは一緒に調べてもらえたりもします。どんどん知識や経験を積んで新しくできるようになることが増えていくので、大変さ以上に楽しさがあります！

16:30　プログラミング研修

GAS の外部研修を受講します。カリキュラムは 20 時間×8 週間＝160 時間とボリュームがあります。プログラミングは未経験で入社した文系の私ですが、しっかりと研修を受講させてもらえるので基本的な知識が身につき、日々の業務もスムーズにおこなえています。まだまだわからないこともありますが、今後も勉強していきたいです！