オペレーションコストを40％削減し、業務巻き取り260％を実現した、九州佐賀支社の2020年度振り返り

こんにちは。佐賀支社のなおです。

佐賀支社は東京本社のオペレーション業務を巻き取ることを目的としています。2020 年度は巻き取り件数前年比 260％を達成。目標だった前年比 170％を大きく上回る結果となりました。

また、効率化のための自動化プログラムの開発、運用サポート「KINOKO」の本格始動といった業務を拡大しつつ離職者 0 を達成。オペレーションセンターとして安定した稼働を実現することができました。

今回は、佐賀支社の新たなチャレンジを紹介しながら、各業務別に 2020 年度を振り返ります。

2020 年度を振り返り

1.オペレーション業務効率化

佐賀支社では 2020 年度、業務効率化を目的として技術チームを結成しました。手動でおこなっていたデータ入力や集計作業を自動化することにより、工数の削減と人為的ミスの減少という結果を得ることができました。

また、効率化のための自動化プログラムを社内で開発することにも成功。これまでは佐賀支社のリソースの 80％をルーティンタスクに使用していましたが、自動化プログラムの導入で 40％まで下げることができました。その結果リソースに余裕が生まれ、本社からより多くのタスクを受注することができるようになりました。

自動化プログラムの開発は大きなプロジェクトでしたが、プログラミング経験の長いメンバーがアイデア出し、デザイン、開発をおこない、チェック精度が高いメンバーが念入りにデバッグするという長所を生かした役割分担をしたおかげで、計画通りに開発が進み、プロジェクトを成功させることができました。この会社全体のリソースを左右する重要なプロジェクトを成功させたことで、技術チームは達成感を得ることができ、また知識・技術も確実に向上し、自信につながりました。

キーワードマーケティングの取扱高は年々増加しており、それに伴って配信する広告量、発生するタスク数も増加しています。これに対応するために、2021 年度は技術チームの増員もおこないました。今後も多くの作業を自動化し、さらなる業務効率化を目指します。

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2. 本社のオペレーション業務巻き取り

ルーティンタスクの自動化が進み、東京本社からのオンデマンド（単発・緊急）依頼に対応する余裕ができたため、2020 年度のオンデマンド依頼の受注件数は昨対比 260％を達成しました。

メンバーのスキルや適性に合わせてタスクを割り振りますが、リソースに余裕がないときはスムーズに処理できる、経験のあるメンバーに率先して担当してもらう必要があります。しかし、今年度からはリソースに余裕が生まれ、若手メンバーに難易度の高いタスクを割り振ってチャレンジしてもらう機会を増やすことができました。

今後もさらに難易度の高いタスクをより多く受注することを目標に、メンバーのスキルアップを図っていきます。

3. KINOKO（運用サポート）開始

2020 年度は新たな取り組みとして、東京本社の運用担当者を支える「KINOKO（運用サポート）」も開始しました。運用サポートは、予算に合わせた入札調整や配信パフォーマンスの監視を佐賀支社が巻き取り、運用担当者が施策提案やクライアントワークに集中できる時間を増やすために始まった業務です。

始動時の取り扱い数は 2 件でしたが、昨年度末には25 件と 120％増加させることができました。監視や調整といった細かい作業を分担することで、運用担当者の残業時間も減らせています。

運用サポート担当メンバーは広告運用者向けの研修を受け、運用担当者への広告の配信結果を報告する機会をこまめに設けるなど、しっかりとしたサポート体制を作り上げました。これまでの佐賀支社にはなかった経験で刺激を受けるとともに広告運用の知見を広げることができ、スキルアップにも繋がりました。

今後も東京本社の運用担当者をサポートし、キーワードマーケティング全体の成果向上に繋げていきたいと考えています。2022 年度までには 50 件の取り扱い数を目指して取り組んでいきます。

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4.オウンドメディア執筆

佐賀支社はこれまで採用メディア「キーマップ」で記事を執筆してきましたが、東京本社の運用担当者が執筆するキーワードマーケティングのブログの執筆にも加わることになりました。

今後は佐賀支社がオペレーションセンターとして培った知識やスキルを発信していきます。

5. メンバーの定着

佐賀支社が安定して稼働できた理由のひとつに、メンバーの定着率の高さがあります。2020 年度は離職者 0 名でした！

佐賀支社は 20 代の若手メンバーが 8 割以上。離職を防ぐため、佐賀支社の人事担当者がメンバーのコンディションを尋ねるアンケートを毎月実施、定期的に面談もおこない、メンバーの不安や悩みをなるべく早く解消できるよう努めています。

環境にまだ慣れていない入社 2 年目までのメンバーは、同期同士で仕事の悩みや不安を気軽に話せる時間を設けています。また、入社後はすぐに専属のトレーナーがつくので、環境に慣れ、安心して業務を覚えていく環境づくりができています。

今後も、佐賀支社メンバーがさらによりよい環境で仕事に取り組めるよう、支社内でのコミュニケーション活性化のための提案、健康に関するイベントの開催などさまざまなことに取り組んでいきたいと思います。

6. オフィス環境の整備

環境面でも、メンバーが気持ちよく仕事ができるように取り組んでいます。一例として、オフィスに入って一番初めに目に入るスペースを季節に合わせた飾り付けをすることで、コロナ禍においてあまり出かけられない状況でも季節を感じてもらえるように工夫しています。

その他、定期的な社内のアルコール消毒、食料品コーナーの拡充といった整備をおこなっています。

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