採用情報

キーワードマーケティングがリモートワークでも円滑に業務を進めるためにしていること

  • -
  • -
  • -

マーケティングチームのリサです。

3 月 25 日の小池都知事の会見や、4 月 7 日に発出された緊急事態宣言に伴い、キーワードマーケティングは原則在宅勤務となりました。

感染対策の 1 つとしてリモートワークが推奨されており、もしかすると世間の風潮としても「案外リモートワークでもなんとかなるものだ」となっているかもしれません。

一方で、リモートワークによって以下のような点で悩んでいる企業もあるのではないでしょうか。

  • 業務連絡における意思疎通
  • メンバーのマネジメント
  • オンオフの切り替えや運動不足問題

キーワードマーケティングでは、実際に在宅勤務をしたメンバーのうち半分以上が、これまで通りに仕事ができている、あるいはこれまでよりも仕事の効率が上がっているようです。

そこで今回は仕組みの部分で解決することができる、マネジメントや業務連絡における意思疎通についてキーワードマーケティングが工夫していることを広告運用コンサルタントの そのはたさんに書いていただきました。

キーワードマーケティングがリモートワークを実施し効率が上がった理由

在宅勤務をおこなったメンバーに聞いてみたところ、34.6% が「以前より効率的に仕事ができている」、28.9% が「以前と変わらず仕事ができている」と回答しました。

主な理由はこの 2 つだと考えられます。

  1. 通勤時間がなくなり時間の余裕ができた
  2. 佐賀支社との連携が仕組み化されていた

1 つ目の通勤時間がなくなったことについては、おそらくどの企業にも通ずることですね。通勤のストレスはなくなり、始業前の時間を家で落ち着いて過ごせるので朝イチから集中して業務に取り組むことができます。

2 つ目の理由として、弊社では 2016 年に立ち上げた佐賀支社のオペレーションセンター(以下オペセン)の存在があげられます。オペセンでは、広告運用における数値まとめや予算超過チェックなどをおこなっています。

このオペセンと普段から円滑にコミュニケーションをとり、業務を進めるための仕組み作りがなされていたので、スムーズにリモートワークに移行できたのではないかと思います。

リモートワークで効率化を図るためのコツとは

ここからは、チーム内や部署をまたいだ業務依頼はもちろん、オペセンとの連携でミスなくスムーズにリモートワークをおこなうためコツを 2 つの観点に分け、具体例を混ぜながら紹介します。

  • タスク依頼について
  • メンバーマネジメントについて

タスク依頼について

まずはタスク依頼についてです。リモートワークをする上で、ここが最も肝になってくると思っています。

ルールをしっかり決めておくことでメンバー間で認識の齟齬がない依頼ができるようになります。どんなルールを決めたらいいかは、弊社での取り組みをもとに以下でご紹介します。

1.どこから依頼するか場所を決める

電話やチャットなど伝える手段は様々ですが、よくある ” 言った言わない問題” や ” どこに記録していたか埋もれてしまう問題 ” などは、場所を統一して記録をつけることで解消できます。

弊社で実際に使用しているツールをご共有しますので、いいなと思った方はぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

使用ツール

弊社で実際に使っているのが Google フォームと Backlog の 2 つです。それぞれに役割があります

  Google フォーム

オペセンへの業務依頼フォームとして使用しています。画像編集などのデザインタスクや定期的におこなってほしい作業など、内容ごとに 6 種類のフォームを作成し使い分けています。

定期的依頼の Google フォーム

また、Google サイトを使用して 6 種類のフォームを 1 箇所にまとめています。このページをブックマークしておけば好きなフォームへ簡単にアクセス可能です。

G suite でまとめた 6 つの依頼フォーム
  Backlog

Google フォームから依頼した内容を記録・保管する場所です。Google フォームから送信すると Backlog に依頼内容が送られる仕組みになっています。

すべての依頼をここで管理しているので、依頼者側は「あの依頼は何日納期だったかな?」「 1 か月前に依頼した内容をもう一度見たい」というときに見たり、作業者側もすべてのタスクの進捗管理をできたりと双方に便利なものになっています。

2.依頼時に伝えることを定型化する

依頼者が必要十分な情報を伝えたつもりでも、案外抜け漏れが発生するものです。

そのため「ここは必要最低限聞き取りをしないといけないだろう」という項目を洗い出し、必須項目としてフォームに記入するようにしました。以下に主な聞き取り項目をご共有しますのでぜひ参考にしてみてくださいね!

  • 担当者名
  • クライアント名(≒アカウント名)
  • 作業媒体
  • 作業内容:一言で
  • 作業内容:詳細
  • 納期
  • 想定工数
  • 提出フォーマット
  • 添付資料(あれば)

3.依頼~納品までのフローを決める

「昨日チャットで依頼したタスクって確認してくれました?」「はい、いま作業中です!」・・・こういった会話に覚えはないでしょうか。

作業者は「すぐ終わるからぱぱっとやって提出しちゃおう」と思っているのかもしれませんが、依頼した側は「大丈夫だったかな?」と気になってしまいます。そんなもやもやを解消するため、依頼から納品までのフローを決めてしまいましょう。弊社であれば以下のフローで進めています。

  1. 依頼者:依頼フォームから依頼
  2. 作業者:受注連絡
  3. 作業者:作業、適宜確認連絡
  4. 作業者:納品
  5. 依頼者:確認、連絡、タスク完了

お互いにやることが決まっているので無駄な確認をする必要がないのはもちろん、必要以上にそわそわせずに済みます。

【番外編】依頼時に気をつけていること

Google フォームや Backlog を使用することでルール化が進みましたが、プラスアルファで注意しているポイントがあります。

文章だけで伝わるように書く

どうしても確認が入ってしまうことはあるのですが、なるべく文章を読んだだけで作業ができるように依頼文を書くように気をつけています。

わからなかったらすぐチャット、2 往復以上の連絡が発生すればすぐに電話

不明点があればすぐに連絡をするようにお願いしています。また、何度もやり取りが生まれそうなケースや、長文になってしまうケースであれば電話で直接確認してもらいます。

基本的に納期は中 1 営業日設ける、当日中・翌日納期の場合は電話で相談

オペセンでは月に 200 件近くのタスクをこなすため、各タスクの納期とメンバーのリソースを鑑みながらタスクの割り振りをおこなっています。

また、タスク受注作業は 1 日の中の決まった時間帯で行われます。そのため、納期は基本的に中 1 営業日を設け依頼し、緊急の依頼の場合には電話で相談するように決まっています。

メンバーマネジメントについて

次にメンバーマネジメントについてです。主にリーダー層などは、部署をまたいだ連絡やチームメンバーとの連携もあるのでぜひ参考にしてみてください。

勤務場所と連絡先を一元管理

ほとんどの社員が在宅勤務ですが、必要な場合に限り出社する人もいます。そんな状況では、出社しているのか、在宅勤務なのか、そもそもお休みなのか分からなかったり、連絡先がすぐにわからず、どこに電話をかければいいのか迷ってしまったり。

弊社では各自の出勤状況と連絡先をまとめたシートが誰でも閲覧できるようになっています。この勤務管理表のおかげで、ひと目でメンバーの稼働場所や連絡先がわかります。

また、出社したい場合には、前営業日までに出社の旨を連絡するルールになっていますので、気持ちにもメリハリがつきます。(宣言しないとどうしても「やっぱり今日は行くのやめよう、在宅でいいや・・・」なんてだらけかねないのです・・・あれ?わたしだけでしょうか)

明日急遽出社したい!という場合にも連絡をすればOK

日報でその日のやること、翌日の予定を提出

弊社では日報アプリ gamba!を導入しています。テンプレを用意しておき、その日の朝にやることを書いて提出、定時に実際におこなったことと明日の予定などを書きます。

日報を通して、上司は部下がその日何をやっていたのかを把握することができます。予想以上に時間がかかった業務があれば相談にのったり、やることが明確になっていない場合は適切なアドバイスをおこなったりするなどでメンバーと連携をとっています。

弊社で使用している日報のテンプレートには 「相談したいこと」という項目がありますので、ちょっと気になっていることを記入しておくことができます。もちろん、急ぎの相談は直接しますが、些細なことでも日報から上司は、部下のつまずいているポイントを把握できます。

日報のテンプレート

朝ミーティングで直接のコミュニケーションをとる

毎朝始業と同時にチームで朝ミーティングを実施しています。その日おこなうべきマストタスクや上司に相談したいこと、はたまたちょっとした雑談まで。これを毎日おこなうことで、朝ミーティングの内容と日報の状況を照らし合わせながら、部下のタスク状況を把握することもできます。

また、マストタスクが終わらなかった場合は、終業時もしくは翌日の朝ミーティングで終わらなかった旨も報告します。

これまでに生まれた課題と解決策

今でこそ仕組み化し、全メンバーが適応できているこのルールも当初はなかなか機能しないときもありました。ルールを設けても機能しなければ役に立ちません。

ここからはルール作成後にあった弊社での課題とそれに対する解決策についてお伝えしたいと思います。

1.人によって依頼の仕方にばらつきがあった

A さんの依頼文は必要十分でそのまま作業をおこなえるけど、B さんの依頼文は不足しているところがあり詳細の聞き取りが必要というようなものです。

課題の背景を整理すると以下のようなことが考えられました。

  • ルールに細かく落とし込まれていない
  • 依頼回数が少ない

フォームが 6 種類もあったり、依頼から完了までのフローが明文化されていなかったりすると煩雑化してしまいます。特に依頼回数が少ないメンバー(新卒や中途など)にとっては、依頼すること自体が障壁になっている可能性がありました。

そこで解決のために下記を実施しました。

  • 新卒・中途入社向けに依頼研修
  • オペセンへ依頼するように促す
  • オペセンメンバーとの交流

依頼フォームの使用方法や回数については研修で解決し、顔の見えないオペセンメンバーへ頼みやすい雰囲気をつくるためにコミュニケーションを取る機会を増やしました。

具体的にどんな方法をとったかも説明したいと思います。

新卒・中途入社向けに依頼研修

新卒や中途メンバーに向けてオペセン依頼研修という研修を開始し、どこから依頼するのか、依頼時に何を気をつけたらいいのか、依頼からタスク完了までのフローなどを説明しました。

研修資料の一部
研修を始めてから、依頼スキルが上がったとか(当社比)
オペセンへ依頼するように促す

これまでも 1 人仕事はしない方針でしたが、依頼回数を増やし、慣れてもらうためにも一層オペセンへの依頼を促していきました。オペセンのリソースが空いている日はタスク依頼の呼びかけをおこなうなども徹底しています。

オペセンメンバーとの交流

画面越しでは伝わりづらい人柄を知ってもらうため、また「オペセンメンバーは(本社メンバーは)普段どういう仕事をしているんだろう」という疑問に答えるため、約半年間かけて毎月オペセンメンバーが本社に出張する機会を設けました。

滞在中にはクライアントとの打合せに同席してもらったり、普段運用担当者がどんな仕事をしているのかレクチャーしたり、それだけではなく全社員でお昼を食べながら交流する「さがこみゅ!」や終業後の部活などにも参加してもらいました。

チャットだけではわからなかった人柄を知ることができ、交流前よりもそれぞれのオフィスで話題が上がることが多くなったそうです。

運用担当者がオペセンメンバーへレクチャーした内容の一部

2.本社とオペセンそれぞれで要望が出た

前述の依頼の仕方にばらつきがあった件のように、これまでに双方から要望や課題が出てきました。

これらが発生したときにどちらか一方の主張を受け入れるでもなく、当事者間で解決させるでもなく、中立の立場の人間として「オペセン担当者」という新しい役割を持つメンバーを決めました。

オペセン担当者の主な役割は以下の 3 つがメインの役割です。

  • 毎月ミーティングを実施、本社とオペセンの要望をとりまとめ共有
  • 新しいルールやガイドラインの策定
  • タスク依頼を促す

中立にオペセン担当を置き、定期的な課題解決に努めることでこれまでよりもオペセンの稼働率が上昇しました。

3.オンオフがうまく切り替えられない

自宅=仕事場になるのでオンオフが切り替えられない、あとちょっとだけ・・・とつい仕事をしてしまう、とお悩みの方もいらっしゃると思います。恐らくこれまでは、「出勤時間+自宅とは違う場所に行くこと」=「オンオフの切り替え」になっていたのではないでしょうか。

ここで弊社メンバーもおこなっているという、おすすめのオンオフ切替方法を紹介いたします。

朝と夜のルーティンを決める

通勤に充てていた時間を切り替えの時間に使いましょう。運動不足解消に朝晩の散歩がおすすめです。毎朝同じお店でコーヒーを買う、なんていうのもルーティンとしていいかもしれないですね。

休憩時間、退勤時間を曖昧にしない

ついつい「あとちょっとやってしまおう」でずるずる仕事を続けて気付いたら休憩を取り損ねていたり、残業してしまっていたり。自宅=仕事場だとやりがちですよね。ここはしっかり線引きをしましょう。

例えば、チームチャットで休憩時間や退勤時間を宣言してみるのはいかがでしょうか。退勤時にはちょっとした雑談を添えてコミュニケーションを取るのもおすすめです。

明日からできるリモートワークで意識すべき 6 つのこと

最後にリモートワークをおこなう上でのコツを行動と気持ちの 2 つの軸にわけて紹介いたします。

リモートワークのコツ 行動編

スムーズに仕事を進めるための仕組みづくりのコツ 3 つ。

  1. ルールを整備し、依頼方法を定型化する
  2. 相談先となる第三者を設ける
  3. 決めたルールは速やかに落とし込む

リモートワークのコツ 姿勢編

相手の気持ちを考えないで依頼したらお互いすっきりしないよね!というわけで気持ちの面では以下の 3 つを意識するといいでしょう。

  1. 思いやりを持つ
  2. 自分が相手の立場だったら?を意識する
  3. 画面の向こうには人がいる

行動編と姿勢編、どちらも大切ですが、まずはルールの整備や相談先の設置など明日からでも実行できる行動編を取り入れてみてください。姿勢編については 1 日 2 日で改善できなくても、普段よりもコミュニケーションを取ってみたり、チャットではなく電話や Web 会議システムで話をしてみたり、少しずつ取り組んでみてはいかがでしょうか。

良くも悪くも半強制的な在宅勤務を経たことで、緊急事態宣言が解除された後も一部の在宅勤務を認める企業が増えてくるのではないかと思います。そんなときにはぜひこの記事の内容を参考にしてもらえるとうれしいです。

<文:そのはた

カジュアル面談の予約はキーワードマーケティング LINE 公式アカウントから!

キーワードマーケティングでは Google、Yahoo!、Facebook の広告媒体で半年以上の運用経験がある方を募集中です。

  • 現職なので早くても 3 カ月後の入社になりそう
  • 来年の 4 月から働きたい
  • 秋入社を検討している

というように、少し先の入社を検討されている方も大歓迎です!

まずは、カジュアル面談でお話しましょう!

「カジュアル面談」は選考の前段階で、面談を通じてお互いの認識のズレをなくしたうえで、それでも選考を希望される場合にかぎり応募書類(履歴書・職務経歴書)をお送りいただいています。

カジュアル面談は、キーワードマーケティングの LINE 公式アカウントよりご予約ください!

また、中途採用に関するお問い合わせはこちらのフォームからも受け付けております!

\ ぜひシェアをお願いいたします /

こんな記事も読まれています

pagetop