多忙な上司にこそ遠慮のない報連相を。取締役 COO 直下で働く私が実践「無駄な仕事を生まない」コミュニケーションルール

こんにちは、採用広報の海老原です。

社会人ならば一度は聞いたことがある報連相（報告・連絡・相談）みなさんはどの程度実施できていますか？

「報連相は社会人の基本だから問題ない」と思う方も、よく考えてみると「報告をしようとしたけど、忙しそうだから後にしよう」「こんな些細なことで相談したら迷惑がられるかも」と、報連相を実施できなかった経験があるのではないでしょうか。

私もキーワードマーケティングに中途入社して、多忙な取締役 COO 直下で働き始めた当初は、報連相に失敗した経験が多くありました。

今回の記事では、そんな私がどのように報連相を実施できるようになったのかご紹介します。

そもそも、報連相は難しいもの

まず、私が入社して驚いたのは、社内に「報連相は難しい」という共通認識があることです。

私が所属するマーケティング部では、報連相に関するルールとガイドラインが設けられ、報告・連絡・相談それぞれの定義から注意点まで丁寧に明文化されています。

入社から間もないころは「なぜここまで？」と疑問に思っていましたが、報連相を意識しながら仕事を進めていくうちに理解できました。

進捗が遅れていてスケジュールを延期したいといったネガティブな内容の相談や、分刻みでスケジュールが入っているような忙しい上司への報告は、かなりの勇気が必要だったのです。

その時「報連相は誰でもできる」「報連相は仕事をしていれば自然と身につく」と侮ることなく、どんな場面でも安定した報連相ができるように訓練が必要だと感じました。

なので、組織レベルで「報連相は難しい」と捉え、報連相を行う側の視点に立ったルールやガイドラインを設けてくれていたのは非常にありがたかったです。

報連相を行う側の視点に立ったルールやガイドライン

ここからは、私が報連相の上達を実現するために役立てた、具体的なルールを 3 つご紹介します。

１．相談はチャットで行わない

チャットの使い方に関するルールの中には、相談はチャットで行わないという記載があります。

チャットの相談は、 必要な情報が不足していて正しい判断ができなかったり、 前提条件を確認するために必要以上に時間がかかったりするため、禁止されています。

私の場合、相談相手が取締役 COO だったこともあり「こんなことで電話かけてもいいのかな？」と思うこともありましたが、相談の定義が「200 文字以上の長文になる内容」と明確に決められているため、現在では遠慮なく連絡できるようになりました。

電話で相談をすると、こちらの相談の意図がしっかりと伝わることに加えて、上司からの指示内容も不明な点があればその場で確認できるので、結果的にお互いの時間を奪わずに済みます。

２．ミスをした場合は口頭もしくは電話で上司に報告

報告の中でも、特にミスをした時の報告はハードルが高いですよね。

「上司に呆れられるかも」「忙しい上司の仕事を増やしてしまうのが申し訳ない」「なんとか、1 人で挽回できないかな？」と考えたことがある人も多いのではないでしょうか。

しかし、キーワードマーケティングの広告運用に関わる部署では、ミスをした場合「まずは傷口を止める」「1 時間以内に口頭・電話で上司に報告」この 2 つを行うことがルールで決められています。

すべきことが決められているので、判断に悩むことはありませんし、ミスをしたことよりも、社内ルールを守らないことの方が、社内からの信用を落としてしまうため、自分のためにもミスの報告は速やかに行うようになります。

心構えには「 2 次災害を防ぐことが重要」と書かれていて、報告の目的が部下のミスを咎めることではないことが分かります。

３．上司は部下から「中間報告」を受ける

キーワードマーケティングでは、部下の立場はもちろん、上司に向けたマネジメント方針も全体に公開されており、それぞれの立場における責任範囲が共有されています。

マネジメント方針の中には「中間報告を受ける」という項目があり、上司側も「報告を受けなければいけない」という認識を持つ必要があることが分かります。

これらを守り続けることで、上司と部下が方向性を合わせながら安心して仕事に取り組むことができます。

確かに上司とミーティングを行っていると「次は、〇〇の状態で一回見せてほしい」と言われることがあり、自然と報告を行えていた経験があります。

その経験から「この難易度の業務はここで報告をするのがいいんだ」と報告が必要なタイミングが分かるようになり、以前よりもスムーズに業務を進められるようになりました。

一方で、ルールやガイドラインだけでは高いレベルの報連相は浸透しない

ご紹介したように、ルールやガイドラインによって、キーワードマーケティングではメンバー全員が効率的に高いレベルの報連相を習得することができています。

しかし「どんな会社でもルールやガイドラインを設ければできるのか？」と聞かれると、それは難しいと考えます。

ルールとガイドラインの他に、安心して報連相を行うための文化がなければ、高いレベルの報連相は浸透しないのではないでしょうか。

「ミスの報告をしたらみんなの前で大声で詰められた」「相談のために声をかけたら嫌な顔をされた」このような対応をされると、メンバーが不安を抱え、報連相のハードルがさらに高くなってしまいます。

なので、キーワードマーケティングではルールやガイドラインを設けるだけでなく、心理的安全性を高め部下が不安を抱えずに報連相を行うための文化づくりも並行して取り組んでいます。

その結果として、メンバーにキーワードマーケティングの良いところを聞くと「ピリピリしている人がいない」「理不尽なことが起こらない」など、文化に関するポジティブな意見が多く返ってきます。

さらなる報連相の上達を目指して

中途入社してから、今回ご紹介したルールやガイドライン、そして文化によって、遠慮のない報連相が実施できるようになりました。

チャットや電話での細やかな報連相が増えたことによって、以前は45 分間で設定されていた取締役 COO とのミーティングも、現在では 30 分に短縮され、予定より早く終了することも増えてきました。

しかし、報連相をした後に「話す順番が分かりにくかったのでは」「電話じゃなくてミーティングで話すべきだった」と脳内でひとり反省会を開催することも多々あり、改善できる部分は多いです。

ただ、幸いなことに、同じチームには私よりもレベルの高い報連相を行うメンバーが沢山いるので、今後は他のメンバーのチャットの使い方やミーティングでの話し方を真似して、さらなる報連相の上達を目指していきたいと思います！

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